إدارة فريق العمل عن بعد: 10 أخطاء عليك تجنبها وتخطيها

يٌقر 71% من العاملين عن بُعد بسعادتهم في وظيفتهم الحالية وفقًا لدراسة حديثة. كما يرى نصف الموظفين في السعودية أن إمكانية العمل عن بعد مطلب أساسي لهم. بالطبع، فالعمل عن بعد يوفر للموظف المرونة ويضيف عدة ساعات يوميًا لجدوله اليومي كانت لتذهب عادةً في التنقلات من وإلى المكتب بالإضافة لتقليل النفقات. وبالنسبة للشركات فإن العمل عن بعد يسهل عليها عملية توظيف الكفاءات دون التقيد بالمكان الجغرافي والتفرغ التام أو الإلتزام بتكاليف عمليات التشغيل اليومية لمكان العمل الفعلي أو حتى بالإجازات الرسمية ومكافأة نهاية الخدمة في حالة العمل عن بعد. إليك الأخطاء العشر الأكثر شيوعًا في إدارة فريق العمل عن بعد في السعودية وكيفية تخطيها.

ما الأخطاء الشائعة في إدارة فريق العمل عن بعد؟

1. تعيين الشخص الخاطئ

الثقة هي أساس نجاح أي علاقة عمل بين الموظفين أنفسهم أو بين الموظفين والشركة وخاصةً عند العمل عن بعد. إذا كنت لا تثق في قدرة ورغبة موظفيك في اتقان أعمالهم بالجودة المطلوبة، لن تجدي إجراءات الإدارة التفصيلية نفعًا. لذلك، فكّر مليًّا قبل تعيين موظف عن بعد، هل تثق في هذا الموظف؟ تعرف على فلسفة الثقة في العمل وكيفية بنائها عند إدارة فريق العمل عن بعد.

من جهة أخرى، فالجميع يحب المرونة التي تأتي مع العمل عن بعد. ولكن، القليل يمتلك مهارة القيادة الذاتية والقدرة على العمل والتواصل بفاعلية بعيدًا عن المكتب. حيث يتمتع العاملون عن بعد بموقفهم الإيجابي، الاستقلالية، والمبادرة باستمرار . آخر ما تريده بينما تخطط للانتقال بموظفيك للعمل عن بعد هو موظف يحتاج دائمًا لدفعة لإكمال المهمة ولا يسعى باستقلالية لتحقيق أهدافه.

2. غياب التوقعات والطرق المشتركة للعمل عن بعد

حتى بعد التأكد من تعيين موظفين أكفاء لديهم شعور عالٍ بالمسؤولية والاستقلالية، فشركتك تحتاج للتأكد من وجود أرض مشتركة يقف عليها الجميع من حيث طرق العمل عن بعد بفاعلية. حيث يأتي الموظفون عادةً من ثقافات مختلفة وتجارب متنوعة ويكوّن كل منهم طرقه الخاصة وتوقعاته في أفضل ممارسات العمل عن بعد.

تشير الإحصائيات إلى عدم تلقي 57% من العاملين عن بعد لأي تدريبات أو توجيهات حول كيفية العمل عن بعد. لا يمكنك افتراض اتساق كل تلك التوقعات المختلفة، لذلك، يجب أن توفر تدريبًا تميهيديًا على رؤية شركتك وسياستها في العمل عن بعد لكافة الموظفين بجانب الدليل المكتوب. هذا الدليل يضمن التقليل من مخاطر النزاعات وسوء التفاهم بين الموظفين إلى قل قدر ممكن فيما بعد.

3. عدم توضيح الأعمال بدقة وجدول زمني محدد

توضيح متطلبات كل عمل بدقة والتأكد من فهم التوقعات قبل البدئ في العمل هو أمر بالغ الأهمية في كل الأحوال، ولكن تزداد أهميته عند إدارة فريق العمل عن بعد. تأكد من وضوح الهدف من العمل، الجدول الزمني للتنفيذ، وكذلك وضوح قياسات النجاح والجودة المطلوبة لموظفيك قبل أن تعتبر أن المهمة قيد التنفيذ. استعن بأدوات إدارة المشروعات عن بعد مثل تطبيق أسانا وتريلو وأنا لإدارة فريق العمل عن بعد بفاعلية.

وتلجأ العديد من المواهب للعمل بعد بسبب المرونة التي تجلبها لحياتهم اليومية. لذلك، تأكد من توضيح توقعاتك وأهدافك من البداية ثم امنح موظفيك بعض المساحة في كيفية تحقيق هذه التوقعات والعمل في الأوقات التي تناسب جداولهم اليومية طالما يقومون بتحقيق تلك التوقعات بالجودة المطلوبة.

4. قلة التواصل الفعّال والمتزامن

تبني ثقافة العمل المرن وتعيين موظفين أكفاء مبادرين لا يعني انعدام الحاجة للتواصل بشكل دوري وفعّال. قلة التواصل أثناء العمل عن بعد هو أكثر الأخطاء شيوعًا، لذلك تأكد من وجود فرص دورية للتواصل مع الفريق، الاطمئنان على حالة العمل والإجابة على الأسئلة وتقديم الدعم بشكل دوري. من المهم ألا تعتمد على التواصل الجماعي بل أن تخصص وقت للتواصل مع كل موظف على حدة.

والأهم من ذلك طبقًا لهارفرد بيزنس ريفيو، هو توضيح جدول الاجتماعات والغاية منها وإرسالها للمشاركين سلفًا حتى يتمكن الجميع من التجهيز والتحضير للاجتماع عن بعد بفاعلية.

على جهة أخرى، يجب أن توضح توقعات شركتك بخصوص طرق وعادات التواصل الفعّال وتجعل من استيعاب جميع الموظفين لهذة القيم والعادات أولوية استراتيجية. يجب أن تتضمن هذه التوقعات طرق التواصل الرقمية المتاحة كالبريد الإلكتروني، برامج المحادثة الفورية كـSlack وتطبيقات مكالمات الفيديو مثل زووم Zoom وقوقل هانقوتس.

5. إهمال تفاعل الفريق وحاجة الموظفين للتواصل البشري

يعاني الكثير من الموظفين اليومين بالعزلة والوحدة في بيئات العمل، فما بالك عند في ظروف العمل عن بعد؟ يمكن للوحدة والانعزال أن تقتل الانتاجية والدافع نحو العمل بشكل كبير.

لذلك، لا تقع أبدًا في فخ عزل الموظفين بدون فرص للتواصل الإنساني البسيط. يمكنك أن تفعل ذلك من خلال: تشجيع فتح الكاميرا أثناء مكالمات الفيديو، توفير مساحات دورية للمزاح وتبادل الأخبار بشكل عفوي أثناء الاجتماعات، وتشجيع أعضاء الفريق الواحد على الاجتماع في أرض الواقع للتنزه أو الاحتفال بإنجاز ما.

6. إهمال التقييم الدوري للأداء وتوفير فرص النمو والتعلُّم

يحتاج جميع الموظفون بشكل منتظم لتقييم أدائهم وتوجيههم بشأن نقاط القوة ونقاط التحسين. كما يحتاج الموظفون إلى المساعدة في تخطي هذه التحديات ومعالجة أخطاءهم للنمو والتطوير. يجب أن تهتم شركتك بوضع معايير واضحة لتقييم أداء الموظفين عن بعد وتقييمهم بناءً عليها بشكل دوري لضمان التحسين المستمر في مخرجات الشركة من جهة وكذلك إحراز الموظفين للتقدم المهني والمهاري من جهة أخرى.

عادةً ما تنسى الشركات توفير فرص الترقيات والتطور داخل الشركة بالنسبة للعاملين عن بعد، وهو أمر بالغ الخطورة. حيث تبحث مواهب اليوم عن فرص التطور المستمر وتبحث عن الأمان الوظيفي من خلال وجود فرص واضحة للترقيات والتطور المهني بداخل الشركة التي يلتزمون معها بالعمل. وهو أمر بديهي، إذ يستغرق اندماج الموظف في شركة ما والوصول لإنتاجية قصوى وقتًا وجهدًا كبيرًا من كلا الطرفين (الشركة والموظف). من البديهي إذا أن يهتم كلا الطرفين بالاستمرار والتطور في نفس الشراكة طالمًا أنها مثمرة لكليهما.

7. الإخفاق في إدراك السياقات المختلفة عند إدارة فريق العمل عن بعد

يمر الموظفون أثناء عملهم عن بعد بسياقات عديدة ومختلفة عن وجودهم في المكتب. فحتى إذا تجاهلنا مرور الجميع بجائحة تسبب القلق والتوتر للجميع على أقل تقدير، فالموظف عن بعد يعمل من منزله، من مقهى عام، أو من مكان عمل حر على سبيل المثال. في النهاية، هذه المرونة هي غاية تُطلب من قبل الموظفين. لذلك، لا تفترض أبدأ أنك تعرف السياق الذي يعمل منه الموظف ولكن اسأل عن عادات الموظف في العمل. سيذهلك ما يمكنك القيام به لمساعدته في مواجهة تحدياته اليومية كالتشتت، الشعور بالعزلة، أو الملل والشعور بالركود.

فكّر في توفير أجهزة مكتب وكراسي مريحة للموظفين، أو حتى توفير دعم جزئي لشراء تلك الأدوات، تظهر مثل تلك الإجراءات تقديرك الكبير لجهود الموظفين وراحتهم بالإضافة إلى صحتهم الجسدية والنفسية أثناء العمل.

8. عدم استخدام الأدوات الصحيحة للعمل عن بعد

هل يمتلك فريقك البنية التحتية المناسبة لدعم العمل عن بُعد؟ حيث يتمكن الموظفون من الوصول للأدوات والمرافق اللازمة لإنجاز أعمالهم اليومية فهل تتوفر هذه الأدوات للموظفين أثناء العمل عن بعد؟ تتضمن البنية التحتية اللازم توفيرها للموظفين عن بعد الأجهزة والأدوات التقنية بالإضافة إلى المستندات الرسمية والإجرائية كنهج العمل عن بعد وخلافه.

كذلك، يحتاج فريقك إلى أدوات الاتصال ومشاركة الملفات وإدارة المشاريع على أقل تقدير. وقد يحتاجون للمزيد من الأدوات والأجهزة بناءً على دورهم الوظيفة وطبيعة مهامهم. لذلك، تأكد من توفر هذه الأدوات وإمكانية وصولهم لها عند الحاجة.

9. التغيير المستمر في السياسات وجداول المواعيد

يتوقع الكثير من رواد الأعمال عند إدارة فريق العمل عن بعد أن يكونوا مدراء ذاتيين ممتازين. لكن، في الواقع، يحتاج معظمهم إلى إنشاء روتين يومي صحي يمكنهم من توفير طاقتهم للعمل وليس اتخاذ العديد من القرارات اليومية.

لذلك، تحتاج شركتك إلى قدر من الثبات في السياسات وجداول العمل حتى يتمكن الموظفين في تحديد الروتين اليومي الذي يناسبهم ويحقق توقعات الشركة في نفس الوقت. عدم قدرة الموظفين على الوصول لروتين يومي ثابت بشكل كبير يهدد الانتاجية ويسبب الإحباط لكلا الطرفين.

10. الإخفاق في توثيق عقود العمل المرن

يختلف العمل المرن عن العمل عن بعد. حيث يتميز العمل المرن باحتساب الأجر على أساس الساعة بشرط ألا تزيد ساعات العمل المرن المتفق عليها عن نصف ساعات العمل المعتادة لدى المنشأة السعودية. ولكن، عادةً ما يقترن العمل المرن بالعمل عن بعد بما يعرف أيضًا باسم العمل الحر. في حالة توظيف شركتك للعمالة المرنة تأكد من توثيق عقود العمل تلك في منصة مرن لتجنب المساءلة القانونية لشركتك.  

ختامًا، تطور العمل عن بعد كثيرًا بعد ظروف التباعد الاجتماعي والعزل المنزلي الذي تفرضه جائحة كورونا على العالم بأسره، وسيستمر خلال السنوات القادمة إذ يستهدف برنامج العمل عن بعد ضمن مبادرات أخرى للحكومة السعودية إلى توفير وظائف العمل عن بعد للكثير من الكوادر والمواهب التي يصعب عليها العمل من المكتب وكذلك تسهيل الوصول لتلك الكوادر للشركات والمنشآت التي تحتاج لتلك العمالة.

احصل على نسخة تجريبية مجانية من نظام جسر لإدارة الموارد البشرية وانضم لأكثر من 400 شركة سعودية صغيرة ومتوسطة توفر 60% من وقت فريق الموارد البشرية وتساعده للتفرغ للتخطيط لاستراتيجية وإدارة فريق العمل عن بعد وتوظيف الكفاءات ومواكبة تلك التطورات والمنافسة على سوق المواهب السعودية.