دليل إدارة العهدة الشخصية للموظف في شركتك

إدارة العهدة الشخصية للموظف وأصول الشركة المخصصة للعمل من الموضوعات المهمة التي ترتبط بتمكين الموظفين وتطوير العمل. يتم منح الموظف عادة بعض الأصول التي يحتاجها في عمله بدون أن يتملكها. وقد ورد في نظام العمل السعودي أهمية تمكين الموظف بالأدوات التي يحتاجها العمل حتى يمكن له تنفيذ التزاماته التعاقدية التي اتفق عليها صاحب العمل والموظف. تعتبر الأصول والعهد جزء من ممتلكات الشركة التي يجب تقييمها وتسجيلها وجردها دورياً، لكن ولأنها دائما ما تكون غير متاحة في المخزون، فإنه يتم تسجيلها في الأغلب مرة واحدة. ولا يتم متابعتها ولا إداراتها مما يعني تعرضها لمشاكل في المتابعة والتسجيل والصيانة و حتى الإهلاك (نقصان قيمة الأصل بتقادمه ومرور الزمن عليه) من هنا جاءت أهمية أن وجود نظام لإدارة العهد يماثل نظام إدارة المخزون من حيث الكفاءة والفعالية.

في هذا المقال ستجد دليلاً عن موضوع إدارة العهدة الشخصية للموظف والأصول التي يستعملها وأسباب أهمية وجود نظام لمتابعتها وإدارتها، ونصائح حول تحسين الممارسات المتعلقة بهذا الموضوع. 

ما هي العهدة الشخصية للموظف وماهي طبيعتها؟

من المتعارف عليه بين الشركات وجود نظام معين لشراء الأصول التي تحتاجها الشركة في تسيير أعمالها، ويحتاجها الموظفين لتنفيذ أعمالهم الموكلة إليهم. وتختلف أنواع هذه الأصول أو العهد التي تقوم الشركة أو الجهة بشرائها بتنوع احتياجاتها، لكن الأصول التي يحصل عليها الموظفين ويُعهد إليه بها قد تكون مثلا:

• سيارات
• حواسيب محمولة
• أدوات أو معدات تخص العمل
• أجهزة دقيقة أو فنية
• شاشات
• هواتف نقالة

إلى غيرها من الأصول التي يعهد بها للموظفين من أجل إنجاز العمل. ويتم في العادة تحديد مدى ضرورة العهد للموظف من خلال نوع العمل الموكل للموظف وحاجته للعهدة مقارنة بالموظفين الآخرين وبتوفر الأصل.

قد يهمك: 8 نصائح لخلق بيئة عمل محفزة وإيجابية لموظفيك.

فوائد الإدارة الجيدة للعهد

بجانب توفير تكاليف المشتريات غير اللازمة وتوفير تكاليف الصيانة، تعمل الإدارة الجيدة للعهد الشخصية للموظفين على:

• تحسين سير العمل والإنتاجية
• يسهل على الشركة متابعة أصولها سواء متداولة أو غير متداولة ومعرفة أماكن تواجدها وكيف يتم استخدامها 
• تقلل من الخسارة الناتجة عن فقدان الأصول أو سوء استخدامها أو استغلالها
• توقع المخاطر التي تحدث للأصول والتنبؤ بها 

دورة حياة العهد والأصول

التخطيط للاحتياج اللازم من الأصول التي يعهد بها للموظفين

في هذه المرحلة يتم التخطيط لشراء الأصول التي تحتاجها الشركة بناء على حاجة الموظفين الحاليين والموظفين المحتملين والذين يمكن توقع حاجاتهم بناء على طبيعة عملهم، وعددهم وغيرها. قد يتم التخطيط بناء على مدة معينة أو بناء على مراحل بحيث تتم دراسة الاحتياجات المتوقعة، والحالية ويتم التخطيط لشراء الأصول بناء على ذلك.

توزيع الأصول المتاحة على الموظفين الذي يحتاجونها

هذه المرحلة هي مرحلة مستمرة، لا تتوقف عند وقت معين، بحيث يتم دائما مراجعة الأصول المتاحة لتوزيعها وتشغيلها بناء على الحاجات الفعلية. بحيث تضمن وصول جميع الموظفين للأصول التي يحتاجونها بكل شفافية وعدالة في التوزيع. يجب أن يتم ربط طلبات الموظفين للأصول بالأصول المتاح توزيعها. ويجب أيضا تحديث الأصول المتاحة بالأصول التي تتم إضافتها سواء بالشراء، أو بالاسترجاع من الموظفين أو غيرها من الطرق.

صيانة ومتابعة العهدة الشخصية للموظفين

تحتاج الأصول والعهد التي تعطى للموظفين رسوم صيانة دورية أو إضافات أو احتياجات يجب أن ينظم لها سير عمل ومهام واضحة وآلية تساعد الموظفين على الحفاظ على هذه الأصول وتساعد الشركة في تنظيم هذه المسألة وتقليل تكاليفها والمحافظة على ممتلكاتها. اقرأ أيضا عن إدارة المخاطر في الموارد البشرية.

التخلص من الأصول التي انتهى عمرها الإنتاجي

بعض الأصول قد تصل لمرحلة يصبح عدم التخلص منها هو تكلفة متزايدة على الشركة، ويحدث ذلك عندما ينتهي عمرها الافتراضي وتصبح تكلفة صيانتها وإصلاحها كبيرة. يُنصح عندها بالتخلص منها ببيعها إن يمكن ذلك أو التبرع بها أو غيرها من الطرق. 

مراحل سير العهدة الشخصية للموظفين

تسليم العهدة الشخصية للموظف

ينبغى على الموظف الجديد استلام العهدة رسميًا عند بداية العمل، ويتم ذلك عادةً من خلال عملية توقيع مستند رسمي يحدد الأصول التي تم تسليمها للموظف وحالتها.

تسجيل العهدة

يجب أن يتم تسجيل جميع الأصول المسلمة بدقة في سجل أو نظام خاص بالعهدة، إذ يتيح ذلك للمؤسسة تتبع استخدام الأصول والتحقق من حالتها بانتظام.

الحفاظ على العهدة

يتحمل الموظف المسؤولية الكاملة عن الحفاظ على الأصول المسلمة له واستخدامها بشكل صحيح. يجب عليه الإبلاغ عن أي فقدان أو ضرر يحدث للعهدة بشكل فوري.

إخلاء عهدة الموظف

عند انتهاء فترة العمل أو نقل الموظف إلى مهمة أخرى، يجب عليه إعادة العهدة بشكل كامل. يشمل ذلك تحديث السجلات وتسليم الأصول بحالتها الجيدة. قد يهمك: متى يحق فصل الموظف وإنهاء خدماته وفق قانون العمل السعودي؟

كيف تتم متابعة العهدة الشخصية للموظف؟

متابعة العهدة الشخصية للموظف تعد جزءًا هامًا من عمليات إدارة الموارد والأصول داخل المؤسسة. إليك بعض الخطوات والإجراءات التي يمكن اتخاذها لمتابعة العهدة الشخصية للموظف:

توثيق العهدة

يجب توثيق جميع الأصول التي تم تسليمها للموظف  بإصدار إيصال أو وثيقة رسمية. يشمل ذلك تحديد الأصول بدقة، مع ذكر المواصفات والأرقام التسلسلية إن كان ذلك ضروريًا.

الفحص دوري

يفضل إجراء فحص دوري للأصول المسلمة للتحقق من حالتها وصلاحيتها. يمكن أن يشمل ذلك فحص التجهيزات والمعدات والتحقق من سلامة الأجهزة والأدوات.

تقارير الاستخدام

يمكن إعداد تقارير دورية تستعرض كيفية استخدام الموظف للأصول المسلمة. تلك التقارير تساعد في تحديد أي مشكلات أو تحسينات تحتاج إلى اتخاذها.

الإبلاغ الفوري

يجب على الموظف الإبلاغ عن أي فقدان أو ضرر يحدث للعهدة بشكل فوري. يتيح ذلك للمؤسسة التصرف بسرعة لتلافي أي مشاكل تتعلق بالأصول.

الفحص عند الانتقال أو الاستبدال

عند نقل الموظف إلى مهمة أخرى أو استبداله بموظف آخر، يجب إجراء فحص شامل وتحديث السجلات وتوثيق الانتقال بدقة.

التدريب والتوعية

يفضل توفير تدريب دوري للموظفين حول أهمية العهدة وكيفية التعامل مع الأصول بشكل صحيح. قد يهمك القراءة عن برامج الإرشاد الوظيفي.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للمؤسسة تحسين إدارة العهدة الشخصية للموظف وضمان استخدام فعال وآمن للموارد والأصول المسلمة للموظف.

إدارة عهد الموظفين عبر نظام جسر

مزايا إدارة العهد من جسر

• نظام رقمي لتتبع وتسجيل كل الأصول التي عهد بها إلى الموظفين
• إدارة طلبات العهد والمسؤولين عن اعتمادها
• تحديد الأدوار فيما يخص منح وإسناد واسترجاع العهد
• تقارير عن عدد العهد وعدد الموظفين الحاصلين عليها

الإمكانات التي يقدمها لك نظام جسر

• إنشاء تحديث وحذف أي عهدة
• تحديد نوع العهد لأي عهد جديدة
• البحث عن العهد و فلترتها 
• تحصيل العهدة الشخصية للموظف
• تحديث حالة العهد (متاحة، متضررة، تم إصلاحها، أرشفة)
• حذف العهد 
• مشاهدة تاريخ العهدة الشخصية للموظف
• إضافة ميزة طلب عهدة وسلسلة الموافقات التي يندرج تحتها الطلب
• إظهار تقرير بالعهد الموجودة وقيمتها
• إظهار رسومات بيانية حول العهد المتاحة والمستخدمة وحالتها
• عرض رسم بياني بتكلفة كل نوع من العهد

كيف تساعد ميزات إدارة العهدة الشخصية للموظف في جسر؟

• زيادة الشفافية
• مساعدة المسؤولين على إدارة العهد والأصول
• الحفاظ على أصول الشركة وممتلكاتها من الإهمال والضياع
• تسهيل طريقة طلب العهدة وسلسلة الموافقات
• الحفاظ على أرشيف بيانات العهد والمسؤولين
• تزويد أصحاب القرار بالبيانات التي يحتاجونها حول العهد 

أخيرًا، تضمن عملية إدارة العهدة الشخصية للموظفين بشكل صحيح الحفاظ على استدامة الممتلكات وتوفير إطار لتتبع وإدارة الأصول بشكل فعال. جرب الآن نظام جسر بطلب العرض التوضيحي المجاني الآن!