ما هي مقابلة الخروج من العمل Exit Interview؟

الموظفين الموهوبين في أي شركة هم أصل من أصولها المهمة التي تدفع بالشركة للنجاح. وتعتبر مقابلة التقدم للوظيفة أكثر شهرة وانتشاراً من مقابلة الخروج من العمل والاستقالة. حيث تفقد الشركات فرص كبيرة لاكتشاف الثغرات، وتصحيح الأخطاء وتحسين بيئة العمل من خلال هذه المقابلات. في هذا المقال نستعرض معكم أهمية هذه المقابلات، ودورها، والتحديات، وطرق عملها، والمخرجات منها.

ما هي مقابلة الخروج؟

مقابلة الخروج من العمل أو الاستقالة أو إنهاء الخدمة أو Exit Interview هي مقابلة تتم مع الموظف المستقيل أو الذي قدم استقالته لمعرفة رأيه وأسباب خروجه واقتراحاته لتحسين بيئة العمل وتطوير العمل.

أهداف مقابلة الخروج من العمل

تختلف أهداف مقابلة الخروج أو المغادرة من مسؤول إلى آخر، لكن بشكل عام يمكن أن تندرج الأهداف العامة لهذه المقابلة تحت هذه النقاط:

• استكشاف جوانب تهم عمل الموارد البشرية 
• فهم رؤية الموظفين عن عملهم والبيئة والمهام المسندة إليهم 
• الحصول على تقييم للمهارات القيادية للمديرين والمسؤولين 
• دراسة مقارنة بين الرواتب والمميزات 
• كسب الموظفين المغادرين ومنحهم إنطباعاً أخيراً بأهمية رأيهم لدى الشركة

التحديات التي يواجهها الإعداد لمقابلة الخروج والاستقالة

في الغالب، يحجم الموظفين عن التعبير عن رأيهم عند الاستقالة للأسباب التالية: 

• ليس لديهم وقتاً كافياً، لأنه في الغالب عند الخروج يتحمل الموظفون الكثير من الجهد لإنهاء أعمالهم وتسليمها لمن سيكون مكانهم
• في كثير من الأحيان لا يشعر الموظفون برغبة للتعبير والحديث عن رأيهم خصوصاً في ظل انعدام مردود واقعي لهذا الحديث في ظل مغادرتهم
• تردد في التصريح بالأسماء والتأثير على عمل ومكان زملائهم في العمل 
• لا يفضلون الحديث بصراحة تؤثر على علاقاتهم بزملائهم وتترك انطباع سيء لديهم

سياسات وإجراءات مقابلات إنهاء الخدمة

يجب على الشركة وضع سياسة واضحة لمقابلة الخروج من العمل، مثل أن:

• تقتصر المقابلة على الموظفين الذين استقالوا طوعياً، لا الموظفين الذي فُصلوا أو تمت إقالتهم  لأن هذه الفئة تستلزم تعاملاً من نوعٍ مختلف
• تشمل مقابلات الخروج كل مستويات الموظفين، وعدم التمييز حسب المنصب
• تضمن سرية المعلومات التي يدلي بها الموظف وتصرح بهذه النقطة حتى تتمكن من الحصول على إجابات شفافة وصريحة

أنواع مقابلات الخروج من العمل

وجهاً لوجه

تعتبر من أكثر الأنواع شيوعاً، وينصح الكثير من خبراء الموارد البشرية بأن تكون المقابلة بهذه الطريقة حيث يوفر هذا النوع خصوصية وتركيز تحتاجه مثل هذه المقابلات.

محادثة

قد تنفذ مقابلة الخروج أقرب لأن تكون محادثة أو دردشة بين الموظف والمسؤول في إدارة الموارد البشرية وقد يزيد هذا النوع غير الرسمي من ارتياح الموظف في التعبير عن رأيه. من المهم أن تكون مثل هذه المقابلة في مكان خارج العمل أو عن طريق الاتصال الصوتي بحيث يمنح الموظف فرصة أكبر وضغط أقل للتعبير عن انطباعاته وأسباب استقالته.

استبيان

تعتبر هذه الطريقة من الطرق المهمة في الاستفادة من رأي الموظف بدون تعريضه للضغط أو الالتزام بوقت محدد ومقابلة أشخاص معينين وبالتالي قد ترتفع نسبة الدقة في الإجابات لكن قد ينخفض معدل الإجابات كون الاستبيانات قد لا يكون الأفضل من بين الطرق الأخرى.

الوقت المناسب لعمل مقابلات الاستقالة

يعتبر الوقت المناسب عاملاً مهماً في الاستفادة من مقابلة الخروج، وينصح الخبراء حسب مجلة هارفارد بزنس ريفيو  بأن تكون المقابلة بعد الإفصاح عن نية الخروج أو تقديم طلب الاستقالة وقبل آخر يوم عمل. لكن البعض الآخر يرشح أن تكون بعد انتهاء الموظف من العمل وتركه للشركة بحيث يمكنه وقتها تقديم رأيٍ محايد وأكثر دقة فيما يتعلق بأسباب خروجه والنقاط التي ساهمت في قراره.

كيف تُعِد لمقابلة الخروج والاستقالة؟

تحضير الموظف

كلما كان تحضير الموظفين بشكل عام للمقابلة واضحاً وشفافاً كلما كان أفضل. ووضوح السياسة العامة للشركة بشأن إلزامية أو عدم إلزامية هذه المقابلات، من تشمل، وهدفها الرئيسي ومن المسؤول عن عقدها مع الموظف. من المهم أيضا أن تحتوى على طريقة تحفز الموظفين على الاستمرار.

تجهيز الأسئلة

تجهيز الأسئلة بناء على احتياجات العمل وموقع الموظف مهمة وضرورية. فكر ما الذي تحتاج لمعرفته، واطرح أسئلة مفتوحة، يستطيع الموظف الإجابة عليها بدون شعور بالضغط أو الالزامية.

مثال على بعض أسئلة مقابلة الخروج من العمل:

• لماذا ترغب في مغادرة العمل الحالي؟ لتفهم أكثر الأسباب الرئيسية وراء قرار المغادرة
• هل هناك مشكلات معينة كانت تؤثر على تجربتك في العمل؟ لتحديد القضايا الفردية التي قد تكون مسببة لعدم الراحة في العمل
• هل قمت بمحاولة حل المشكلات مع الإدارة أو الزملاء؟ يعطي هذا السؤال فرصة للحديث عن أي محاولات لحل الصراعات أو تحسين الظروف
• ما هي الجوانب الإيجابية التي استفدت منها خلال فترة عملك هنا؟ لتسليط الضوء على الجوانب الإيجابية
• هل تشعر بأن لديك مهارات لم تستطع استخدامها في مهامك السابقة؟ يساعد السؤال في فهم إذا كان يوجد إمكانية لتحسين توظيف المهارات والقدرات
• هل لديك أي اقتراحات لتحسين بيئة العمل أو سير العمل؟ لإعطاء فرصة للموظف لتقديم اقتراحات بناءة ويظهر الاهتمام بتحسين الظروف
• هل تفكر في استمرار العمل في نفس المجال أو الصناعة؟ يساعدك السؤال في فهم توجهات الموظف المستقبلية وإذا كان يخطط للاستمرار في نفس المجال
• هل يوجد أي مهارات ترغب بتطويرها في الوظيفة القادمة؟ يساعد هذا السؤال في تحديد المجالات التي يمكن تطويرها للمرشح في مستقبله المهني
• هل هناك أي توجيهات أو نصائح تود مشاركتها مع الإدارة؟ يمكن أن يساعد السؤال في جمع ملاحظات قيمة لتحسين ظروف العمل في المستقبل

أجندة المقابلة

حدد ما هي فقرات الوقت المخصص للمقابلة مثلا: ستبدأ المقابلة بذكر مزايا الموظف والانطباع العام عن تجربته وعمله مع الشركة (بشكل إيجابي) ثم فقرة التعريف بهدف هذه المقابلة، والالتزامات التي تلتزم بها الشركة حيال المعلومات المقدمة من طرف الموظف وثالثاً: يقوم المتدرب بطرح الأسئلة التي أعدها، وتسجيل إجابات الموظف. وتكون الفقرة الأخيرة تأكيد للموظف على فائدة ملاحظاته وأهميتها وسريتها أيضاً لدى الشركة.

ختاماً، لمقابلة الخروج من العمل أهمية كبيرة لتحسين العمل وبيئة العمل، ومهما كانت أسباب مغادرة العمل، يجب أن تكون مقابلة الخروج فرصة لتعزيز التعلم المستمر والتفاهم المتبادل عبر الحوار البنّاءً من الطرفين.