رمضان من داخل الشركات: كيف تستعد إدارة الموارد البشرية؟

تتأثر الشركات في رمضان بسبب التغيّرات الكبيرة في نمط الحياة والعمل، وهذا يحمّل إدارة الموارد البشرية مسؤولية أكبر في الاستعداد والتحضير بشكل مختلف، ومع أن أغلب الفرق عندها خطط للتوظيف والتدريب والتقييم طول السنة، لكن نادر نشوف تخطيط فعلي خاص برمضان اللي يحتاج طريقة تفكير ونهج مختلف تمامًا..

أوقات دوام مَرنة

في رمضان يتم تقليل ساعات العمل إلى 6 ساعات يوميًا أو 36 ساعة أسبوعيًا حسب نظام العمل السعودي، وهنا يجي دور الموارد البشرية في ضمان الالتزام بهذا التنظيم وفي نفس الوقت استثمار المرونة بدل ما تكون مجرد تخفيض ساعات. إذا تمت إدارتها بشكل صحيح، تفتح هذه المرونة فرص كبيرة للحفاظ على الأداء، مثل اعتماد العمل عن بُعد خلال الشهر أو إعطاء الموظفين حرية اختيار وقت الدوام والعمل بساعات مختلفة وغير متزامنة.

عشان رمضان بطبيعته يميل للحياة الليلية بسبب صلاة التراويح والسحور، وهذا يعني أن كثير من الموظفين ينامون أقل من المعتاد. لذلك السماح ببداية دوام متأخرة قليلًا أو مرونة في الحضور الصباحي يساعد على استمرار الأداء بدون ضغط جسدي أو إرهاق، خصوصًا إذا كانت هناك ساعات عمل أساسية يتواجد فيها الجميع للتنسيق والاجتماعات الضرورية.

ومن القرارات المهمة أيضًا جدولة الاجتماعات والمهام الكبيرة في وقت الذروة الإنتاجية بين 9 الصباح و12 الظهر، لأن هذا الوقت غالبًا يكون التركيز فيه أعلى. أما الاجتماعات الطويلة أو اللي فيها نقاشات حساسة أو قرارات مصيرية أو تقييم أداء، فمن الأفضل تجنب وضعها في نهاية اليوم، لأن الطاقة تكون منخفضة وقد ينتهي الاجتماع بدون نتائج واضحة أو بتوتر غير مبرر.

هذه المرونة تساعد الموظفين ينظمون دوامهم حسب طاقتهم الفعلية بدل الالتزام بساعات ثابتة تسبب إرهاق شديد، فترتفع إنتاجيتهم بشكل ملحوظ حسب دراسات حديثة نسبة كبيرة من الموظفين تزداد إنتاجيتهم في رمضان عندما يتم تكييف بيئة العمل مع نمط حياتهم خلال الشهر.

المرونة لها حدود

أي نظام جديد يجي معه تحديات وفرص، وهذا ينطبق تمامًا على نظام العمل في رمضان. دورك هنا مو بس تعطي مرونة، بل تحط لها حدود واضحة تنظّمها. مثلًا إذا غيّرت أوقات الدوام، لازم تحدد ساعات ثابتة (وقد تكون إلزامية) يكون فيها الجميع متاحين للتواصل والاجتماعات، وباقي اليوم يكون مرن يحدده مدير الفريق حسب طبيعة العمل وضوابط معينة. وبرضه من المهم تخطيط جداول الدوام والإجازات من بدري بناءً على حجم العمل والضغط وطاقة الموظفين الصائمين، ثم إعلانها بوضوح للجميع حتى تتجنب الفوضى أو تأخر الإنجاز والتسليم.

ولا تنسَ الجانب التشغيلي، لأن أي تغيير لازم ينعكس فعليًا في الأنظمة. ضروري تحديث نظام الموارد البشرية ليواكب ساعات الدوام الجديدة، مثل تعديل أوقات الحضور والانصراف وتفعيل تسجيل الحضور عبر الجوال إذا كان العمل مرن أو عن بُعد، حتى لا تصير أخطاء في الرواتب أو الخصومات ولا تحتاج موافقات يدوية كل مرة. والأفضل يكون عندك سياسة مكتوبة خاصة برمضان تشمل ساعات العمل، وآلية التدوير بين المناوبات، وسياسة الغياب، وطريقة طلب الإجازات، بحيث تكون واضحة وعادلة للجميع من أول يوم.

التواصل مع الموظفين

رغم بساطتها، كثير من الشركات تستخف بموضوع التواصل في رمضان أو تتعامل معه بشكل شكلي، مع أن أثره كبير جدًا على شعور الموظفين بالانتماء. تفعيل التواصل الداخلي خلال الشهر يخلي الموظف يحس إن شركته فاهمة ظروفه وتدعمه، مو بس تنتظر منه الأداء. وفي دراسات تشير إلى أن الموظفين المسلمين اللي يشعرون أن بيئة عملهم داعمة لهم في رمضان تزيد احتمالية بقائهم في الشركة لسنوات أطول مقارنة بغيرهم.

فرص التواصل في رمضان كثيرة، وتبدأ من التهنئة وتنتهي بالأنشطة والمبادرات طوال الشهر، مثل:

• بدل إرسال إيميل جماعي تقليدي «رمضان مبارك»، الأفضل تكون التهنئة شخصية ومرتبطة بقرارات واضحة تخدم الموظفين. مثلًا رسالة من الرئيس التنفيذي أو الإدارة العليا تتضمن تهنئة صادقة، مع إعلان التسهيلات الرمضانية مثل ساعات العمل الجديدة، المرونة، أو أي مبادرات خاصة بالشهر.
• إرسال «بوكس رمضان» قبل بداية الشهر بأيام، يحتوي على تمر وماء وكرت تهنئة وربما ورقة تلخص سياسة الشركة خلال رمضان. هذه اللفتة توصل رسالة غير مباشرة أن الشركة تستعد للشهر مثل ما الموظف يستعد له، وتعزز الشعور بالتقدير حتى لو كانت التكلفة بسيطة.
• تنظيم إفطار جماعي واحد على الأقل خلال الشهر، ودعوة الموظفين غير المسلمين للمشاركة أيضًا، لأن هذه التجربة تبني جسور بين أفراد الفريق وتعزز الإحساس بالانتماء وتقلل أي شعور بالعزلة.
• فنجاح بيئة العمل في رمضان لا يعتمد على الصائمين فقط، بل على وعي الفريق كامل. لذلك من المفيد توضيح «آداب العمل في رمضان» للجميع عبر دليل بسيط يشرح طبيعة الشهر وكيف يتعامل الزملاء مع بعض باحترام. هذا يقلل المواقف المحرجة غير المقصودة مثل الدعوات للغداء، التعليقات على الجوع أو التعب، أو الاستغراب من تغير مستوى الأداء.
• ومن الجيد مراجعة تقويم الشركة والفعاليات الداخلية، خصوصًا الأنشطة المرتبطة بالأكل. بدل إلغائها تمامًا، يمكن نقلها لفترة المساء أو تعديل مسمياتها بحيث لا تركز على الطعام. الهدف أن تظل الأنشطة الاجتماعية موجودة، لكن بطريقة تناسب أجواء الشهر وتشعر الجميع أنهم جزء من التجربة، وليس خارجها.

الاهتمام بصحة الموظفين

في رمضان يبذل الموظفون جهد بدني ونفسي أكبر من المعتاد، خصوصًا في القطاعات اللي تعتمد على التواجد الميداني خلال ساعات النهار. لذلك الاهتمام بصحة الموظف وتجهيز بيئة عمل مناسبة ما يعتبر ميزة إضافية، بل ضرورة للحفاظ على السلامة والأداء في نفس الوقت.

من الخطوات العملية تجهيز مكان بسيط في كل فرع يقدر الموظف يفطر فيه إذا صادف وقت الإفطار وهو على رأس العمل. وجود تمر وماء ومكان نظيف وهادئ كفيل يخفف الضغط ويعطي الموظف إحساس إن الشركة مراعية وضعه. كذلك يُفضّل جعل أوقات الراحة مرنة بدل ما تكون بوقت ثابت، لأن الموظف الصائم غالبًا يحتاج استراحة قبل الإفطار أكثر من بداية اليوم.

ويمكن دعم الصحة الغذائية عبر التعاقد مع مطعم صحي أو شركة توصيل توفر وجبات إفطار متوازنة بأسعار مخفّضة للموظفين، أو حتى توزيع بطاقات بسيطة فيها نصائح للسحور والإفطار. عشان التغذية الجيدة، خصوصًا في السحور، تساعد على ثبات الطاقة خلال ساعات العمل، كما أن الترطيب الكافي بالماء والعصائر الطبيعية مهم لتجنب الجفاف والإجهاد.

ومن الجوانب الأساسية أيضًا تخصيص مكان هادئ ومناسب للصلاة يكون واضح ومتاحة فيه إمكانية للوضوء قدر الإمكان. وجود مساحة مخصصة يوفر وقت الموظفين ويمنحهم راحة نفسية أثناء أداء عبادتهم بدل البحث عن مكان مناسب أو استخدام مساحات غير مهيأة.

أما الموظفون الذين يعانون من حالات صحية مزمنة، فمن الأفضل تشجيعهم على استشارة طبيبهم قبل رمضان بوقت كافٍ لتحديد مدى قدرتهم على الصيام وكيف يوازنون بين صحتهم ومتطلبات العمل. هذه خطوة وقائية تحمي الموظف أولًا، وتقلل احتمالية الإرهاق الشديد أو الغياب المفاجئ خلال الشهر.

اسأل قبل ما تفترض

كثير من إدارات الموارد البشرية تبني خطة رمضان اعتمادًا على افتراضات أو تجارب شركات سابقة، لكن الواقع إن احتياجات الموظفين تختلف من شخص لآخر، وبعضهم قد لا تناسبه هذه التغييرات أصلًا. وتشير بعض الدراسات إلى أن فئات معيّنة، مثل النساء، قد يكونون أقل راحة في طلب التعديلات أو التعبير عن احتياجاتهم مقارنة بغيرهم، لذلك الاعتماد على «اللي نتوقعه« بدل «اللي يحتاجونه فعلاً» قد يترك فجوات غير ظاهرة.

عشان كذا، الأفضل إجراء استبيانات قصيرة قبل رمضان وخلاله وبعده لمعرفة احتياجات الموظفين بشكل مباشر. يمكن أن يتضمن الاستبيان أسئلة بسيطة وواضحة مثل: ما الذي يساعدك تكون مرتاح وتعمل بكفاءة في رمضان؟ مع خيارات مثل مرونة الورديات، استراحة قبل الإفطار، العمل عن بُعد، الإفطار الجماعي، أو غيرها.

وكذلك سؤال عن أكبر التحديات المتوقعة مثل المواصلات، ساعات العمل، الإرهاق، أو التعامل مع ضغط العملاء في أوقات الذروة. ومن المفيد أيضًا إضافة سؤال تقييمي بسيط من 1 إلى 5 لقياس تجربة الموظف خلال الشهر، لأن هذا يعطي مؤشر مبكر على مستوى الرضا ويساعدك تتدخل قبل ما تتحول المشكلة إلى احتراق وظيفي أو نية مغادرة.

هذه البيانات تمنحك صورة واقعية بدل التخمين، وتمكّنك من تعديل السياسات بسرعة إذا ظهرت مشاكل غير متوقعة. كما أن بعض الدراسات تشير إلى أن عددًا من الموظفين يبدأون التفكير في تغيير العمل خلال فترات الضغط، ومنها رمضان، لذلك وجود قناة استماع فعّالة يقلل احتمالية فقدان الكفاءات ويعزز الشعور بأن صوت الموظف مسموع.