لماذا تفشل أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية المحلية؟

تضخم سوق أنظمة تخطيط وإدارة الموارد ERP بشكل كبير في السنوات الأخيرة وتتوقع الدراسات أن يتجاوز حجم السوق الإجمالي 49.5 مليار دولار بحلول عام 2025. هذه الأرقام الكبيرة لم تأت من فراغ فما تحدثه هذه الأنظمة من تغيير ونقل لواقع إدارة المؤسسات والشركات شيء كبير جدا. ورغم أن الموارد البشرية تعتبر من أهم الموارد التي تهتم كل الشركات بإيجاد الحلول المختلفة التي تساعدها على إدراتها بأفضل طريقة إلا أن هناك تباين واضح بين إدارة هذه الأنظمة للموارد البشرية وبين مستواها في إدارة الأمور التشغيلية الأخرى مثل المخزون والمبيعات وإدارة المنتجات. في هذا المقال المطول وضعنا سؤالا رئيسياً جاء من ملاحظة مهمة هو لماذا تفشل أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية المحلية؟

ما هي أنظمة تخطيط وإدارة الموارد ERP؟

أنظمة إدارة وتخطيط  الموارد هي أنظمة شاملة تقوم بإدارة كل وظائف الشركة الأساسية من مكان واحد. تساعد هذه الأنظمة الشركات التي تعتمد على سلاسل الإمداد في جمع وتوزيع المنتجات  وحتى الشركات في القطاعات الأخرى على إدارة العملاء والمنتجات والموظفين والمخزون والمبيعات وغيرها من نظام واحد.  

لماذا تستعين الشركات بنظم ERP في إدارة أقسامها المختلفة؟ 

إدارة كل العمليات ومتابعتها من نظام واحد

أهم مميزات نظم تخطيط وإدارة الموارد أنها تساعد الشركة على جمع كل عملها في مكان واحد، مما يسهل الوصول والمراقبة والمتابعة وبالتالي يزيد من فرص النجاح في الوصول للأهداف التي تسعى لها.

حفظ بيانات كل الأقسام في قاعدة بيانات واحدة

تعتبر ميزة جمع كل البيانات المتعلقة بالعمل في مكان واحد من الأسباب الهامة التي تدفع كثير من الشركات لاعتماد هذه البرامج. ينتج عنها سهولة الوصول والقدرة على تقييم وربط البيانات بعضها ببعض. أيضاً، يعمل هذا التوحيد لمكان التخزين على تقليل أي تردد أو توقف أثناء المشاريع، نظرًا لأن جميع أعضاء الفريق لديهم إمكانية الوصول إلى البيانات التي يحتاجونها بالإضافة إلى عدم الحاجة لدمج المعلومات عبر أنظمة أو مصادر مختلفة. و نظرًا لأن جميع البيانات يتم تجميعها وتخزينها ومشاركتها والوصول إليها من خلال نظام واحد فمدى دقة ملفات البيانات أو اكتمالها أو تأمينها مضمون على الأغلب.

التوفير في التكاليف

قد تمثل التكلفة العالية نسيبا للاشتراك في برامج إدارة الموارد مانعاً من تخيل أنها تساعد في التوفير. لكن بالنظر للميزات السابقة، فمن الطبيعي أن يكون توفير التكاليف أحد النتائج الواضحة لتبني استخدام هذه النظم. توفير التكاليف يتم عن طريق متابعة سير العمل بين كل الإدرات ومعرفة المراحل التي يتأخر فيها أو يتعرقل والحل المبكر لأي مشاكل تتم ملاحظتها. أيضا عن طريق:

• تقليل الوقت المقضي في انتظار الحصول على معلومات أو بيانات المشاريع بين فرق وإدارات الشركة.
• توحيد البرامج التي تعمل على إدارة عمل الشركة وبالتالي تجنب الاشتراكات المستقلة المكلفة لكل إدارة في برامج إدارة الموارد.
• توفير التكلفة التي تصرف في تدريب الموظفين على برامج منفصلة أو جديدة.

زيادة التعاون بين كل إدارات الشركة

تساعد هذه النظم في زيادة التعاون بين كل إدارات الشركة، وتوضح بشكل أكبر المشاكل والعقبات التي تحول بين إنجاز العمل وبالتالي تعطي فرص أكبر ومشاركة لحلها. ومن خلال العودة لقاعدة بيانات موحدة وبرنامج واحد يمكن زيادة التعاون بين إدارات الشركة وتلبية الاحتياج وتغطيته بين الإدارات. يساعد أيضا الموظفين في الإدارات الأخرى على فهم سير العمل في الشركة ككل.

زيادة الإنتاجية

بلا شك، تزيد نظم إدارة الموارد من إنتاجية الإدارات والموظفين لأنها تجمع الأهداف في مكان واحد. وتجعل العمل بين الإدارات أكثر سلاسة واتساق. تقليل المهام المتكررة والتي تأخد وقت وجهد مثل مراقبة المخزون وإدخال البيانات وغيرها من المهام التي تستهلك أوقات الموظفين وتزيد فيها التعرض للأخطاء.

إدارة المخاطر

تساعد نظم إدارة الموارد البشرية المنشآت والشركات في إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها العمل سواء كانت مخاطر تشغيلية أو قانونية أو إدارية. لأن قاعدة البيانات الموحدة والتقارير التي تقدمها هذه النظم لأصحاب القرار تساعد في تبني الحلول ومواجهة المخاطر والاحتياط لها في الوقت المناسب.

تحليل وتقارير أشمل

من ضمن أهم وأكثر الميزات التي تقدمها هذه النظم أهمية، ميزة عمل التقارير التفصيلية والتحليلية لإدراة شركتك في أقل ممكن وبأقل جهد. هذه المعلومات والتقارير التحليلية ضرورية جدا في متابعة وتطوير العمل، ومراقبة الأداء، وفي تدعيم القرارات التي تريد أي إدارة اتخاذها.

إدارة أفضل للمخزون

إدارة المخزون تأخد حيزا كبيرا من العمل في أي شركة تعتمد على بيع المنتجات سواء تصنيعها أو بيعها وتوزيعها، وأنظمة إدارة وتخطيط الموارد تلعب دورا مهم جدا في اختصار وأتمتة وإدارة كل ما يتعلق بالمخزون من جرد و تحديثات وتقارير وحسابات كاملة.

أكثر أنظمة إدارة الموارد ERP شيوعا

أكثر 5 أنظمة إدارة وتخطيط الموارد ERP  مستخدمة في السوق السعودي:

• أوراكل Oracle
• مايكروسوفت دايمنكمس Microsoft Dynamics
• اوراكل نتسوت NetSuite
• أودو Odoo
• ساب SAP

لماذا تفشل هذه الأنظمة فيما يخص تقديم خدمات إدارة الموارد البشرية المحلية؟

في البداية من المهم معرفة بأن أنظمة تخطيط وإدارة الموارد ERP في الأصل لا تقدم خدمات إدارة الموارد البشرية، أي أن النظام المقدم لا يخدم الموارد البشرية بشكل أساسي، وإنما لاحقاً وبالتكامل مع شركاء آخرين وتطبيقات طرف ثالث.

ولأن هذه النظم تدير مجموعة كبيرة جدا وواسعة من المهام من سير عمل وحسابات وإشراف وتقارير وإدارة مختلفة للمهام في الشركة فإن نصيبب إدارة الموارد البشرية لم يكن كبيراً من الاهتمام والتصميم والأتمتة في الغالب، وبالتالي كانت إدارة الموارد البشرية عبر هذه النظام تعاني من قصور واضح ومشاكل ممتدة تكبر كلما كبر عدد الموظفين وكلما تغيرت بيئة ومكان العمل.

قدمت بعض الحلول بالطبع وتنافست هذه النظم في تقديم حلول أفضل للموارد البشرية عن طريقها، لكنها لم تنجح في تغيير حال إدارة الموارد البشرية المحلية أو تحويلها رقمياً. وظلت تعاني من هذه المشاكل على سبيل المثال:

مشاكل في بدء عملية تطبيق وتشغيل هذه النظم لخدمة الموارد البشرية المحلية

على الأغلب، تأخذ برامج إدارة وتخطيط الموارد وقتاً طويلاً في الإعداد والتشغيل يصل في كثير من الأحيان إلى 3 أشهر، لأن عملية التحول إلى هذه البرامج تستهدف أغلب أقسام الشركة وبالتالي تحتاج العمل المكثف من كل مستويات الشركة، يأتي بعد ذلك تدريب الموظفين على هذه النظم والتأكد من إتقانهم العمل عليها.

مشاكل في بطء عملية إعداد وإضافة ملفات الموظفين onboarding process

في أغلب هذه النظم لا يستطيع الجميع المساهمة في رفع البيانات، وبالتالي يقع العبء في الغالب علي المسؤول أو من يخول لهم، وبالتالي يأخد عملية نقل البيانات ورفعها وقت أطول وجهد أكبر من المسؤولين، كون الموظفين لا يستطيعون المساهمة في رفع بياناتهم مما يسبب صعوبة كبيرة خصوصاً في حالة الشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين وبالتالي قاعدة بيانات كبيرة.

عدم وجود أدوات للخدمة الذاتية مثل تطبيقات الهواتف الذكية أو واجهات المستخدم للموظف

لأن أغلب أنظمة  لم تأت كحلول متخصصة للموارد البشرية فإنها لا توفر في الغالب تجربة متخصصة للموظف، من حيث تطبيقات الجوال أو الواجهات المتخصصة في الخدمة الذاتية. إلا إذا تم تخصيص هذه البرامج بطريقة مكلفة لتقديم حل ملائم لإشراك الموظفين في الحل الرقمي المقدم.

الاحتياج الدائم للتخصيص Custimization عند كل إضافة أو تعديل في النظام مما يزيد التكلفة على المنشأ

في الأصل تأتي برامج ERP  بالخدمات الأساسية التي تقدمها مثل الحسابات والمخزون والمبيعات والتقارير وغيرها وتكون في الغالب بهذه الخدمات الأساسية مكلفة جدا في الأصل، وبالتالي كل حل يضاف أو يتم تخصيصه سيكلف أكثر من المطلوب.

تأخر المزامنة مع التحديثات القانونية والعمالية المحلية لإجراءات العمل

من ضمن المشاكل التي تواجه إدارة الموارد البشرية المحلية تحت أنظمة ERP أن التحديثات المستمرة لنظام العمل ولوائحه تحتاج إلى متابعة وتطبيق فوري دائماً من مسؤول المواد البشرية، إذ لا يمكن لهذه الأنطمة أن تكون على اطلاع كاف بكل الأسواق التي تخدمها من حيث الأنظمة والقوانين والتحديثات التي تتعلق بها.

صعوبة الاستخدام والاحتياج للتدريب المكثف للمسؤولين لاستخدامها

تعتبر تكاليف التدريب من الصعوبات التي تواجه أي شركة تقرر التحول لنظام أو حل تقني يساعدها في سير العمل. وهذه التكلفة تكون في الغالب نابعة من أمرين هما تعقيد النظام بشكل يحتاج إلى ساعات طويلة ومتواصلة من التدريب والأمر الأخر هو مدى إشراك جميع الموظفين في التدريب على هذا النظام، بحيث لا ينحصر التدريب في شريحة محددة من الموظفين مثل المدراء وضعف تأهيل وتدريب الآخرين وبالتالي التسبب في فجوة تدريب عائدة لعدم الحاجة للاستخدام أو التكلفة الزائدة لهذا التدريب.

ضعف مستوى المشاركة بين المستخدمين والمستفيدين لهذه الأنظمة

حيث يكون المستخدم الوحيد هو المسؤول أو المشرف أو المدير في إدارة الموارد البشرية ولا توجد مشاركة من الموظف في كل خدمات ومهام الإدارة وبالتالي التحول الرقمي لا يمكن أن يتحقق في ظل هذه المعادلة.

التسعير والتكلفة

ربما تكون نظم إدارة الموارد ERP في الشركات أحد أكبر التكاليف المتعلقة بأدوات إدارة العمل، لكنها وكما ذكرنا مقابل ما تقدمه من نقلة نوعية في العمل فإن هذه التكلفة سيكون عائدها كبير بالتأكيد. ولكن قد تشكل هذه التكاليف مشكلة عندما تكون متزايدة بتزايد الحلول المخصصة المقدمة مع هذه النظم. ومن العناصر التي تزيد تكلفة النظام هي عدد المستخدمين، وبالتالي لا تسمح هذه النظم بأن يكون كل الموظفين في حالة الموارد البشرية مثلا مستخدمين للنظام وإنما تفترض بأن يكون المستخدم هو المسؤول في الإدارة.

ما هي الخيارات المتاحة لإدارة الموارد البشرية المحلية؟

نظم إدارة الموارد البشرية اليوم أصبحت أنظمة معلومات متكاملة لكل ما يخص الموارد البشرية وبالتالي قاعدة بيانات متكاملة تضم بيانات الموظفين، بيانات الحضور والانصراف، بيانات الأداء، بيانات التدريب، بيانات المصروفات، بيانات الرواتب، العمل الإضافي، حساب المكافآت وغيرها الكثير. وبالتالي، تعقيد وتفاصيل إدارة الموارد البشرية يجعل الحل المناسب يحتاج إلى:

• نظام متخصص ومكرس خصيصاً لمهام إدارة الموارد البشرية
• يفهم الاحتياج المحلي في عمل إدارة الموارد البشرية
• يتلائم مع تحديثات نظام العمل السعودي واللوائح المختلفة ويتبناها بأسرع وقت
• يقدم تجربة تحول رقمية متكاملة يساهم فيها الموظفين والمدراء والإدارة بشكل كامل
• يتكامل مع نظم إدارة وتخطيط الموارد المختلفة التي تستخدمها المنشأة

دراسة حالة: شركة مطعم Wakame Lounge

أجرينا مقابلة مع الأستاذ هاني سعيد مدير الموارد البشرية في شركة Wakame Lounge الذي يدير أكثر من 130 موظفاً، ويعتمد على نظام SAP في إدارة وتخطيط الموارد. اختار الشركاء اعتماد SAP في إدارة الموارد البشرية رغبةً في توحيد أسلوب العمل ورفع الانتاجية. المسؤولين الذين اتخذوا هذا القرار لم تكن لديهم خلفية كاملة عن عمل الموارد البشرية وتفاصيل العمل هناك. لكن التكلفة التي بدأت تتزايد في جزء الموارد البشرية بدا لهم أنها تحتاج إعادة النظر.

هاني بصفته المسؤول عن الموارد البشرية اقترح اختبار جسر لإدارة الموارد البشرية بعد بحثه عن أفضل طرق لتوفير التكاليف المتزايدة لإداراته. بعد تأكده من كفاءة جسر اقترح على الشركاء التحول وواجه بعض الصعوبة في الإقناع مما اضطره لعرض تحمله الكامل لتبعات قرار التحول هذا. يذكر هاني أن أهم سببين دعته لاختيار نظام محلي لإدارة الموارد البشرية هي: المخرجات التي يقدمها النظام من تقارير وبيانات والأمر الآخر هو مدى تمكين النظام لتفاعل الموظفين.

بالنسبة للمشاكل التي واجهتها الشركة في الاعتماد على نظم إدارة الموارد ERP في إدارة الموارد البشرية المحلية فقد كانت كالتالي:

• عدم وجود تجربة للموظفين على النظام
• تحتاج تزامن ومتابعة مستمرة لتحديثات نظام العمل واللوائح والأنظمة المتعلقة بالموظفين
• التكلفة المتزايدة لفريق الموارد البشرية في الشركة والعمل المتزايد
• الأخطاء المتكررة في الحلول التي يتم تطويرها خصيصاً للشركة
• الوقت المقضي في إعداد وتشغيل نظام إدارة الموارد ERP المستخدم  Implementation Process
• صعوبة تدريب الموظفين الجدد في إدارة الموارد البشرية على طريقة العمل في نظام إدارة الموارد ERP

يذكر أ.هاني أن شركته استفادت من نظام مستقل للموارد البشرية للأسباب التالية:

• وفر توظيف مسؤولين في الموارد البشرية مهمتهم متابعة العمل التشغيلي المرهق للموارد البشرية 
• مكن الموظفين من تجربة رقمية تساعدهم وتساعد إدارة الموارد البشرية بحيث يمكنهم المساهمة في رفع البيانات وفي استخدام الخدمة الذاتية بطريقة تسهل عمل مسؤولي الموارد البشرية
• تدريب الموظف على جسر يمكن إنجازه في أقل من نصف ساعة
• تصل مسؤولي الموارد البشرية تذكيرات حول المهام المتعلقة بتجديد الرخص المختلفة والأوراق الرسمية
• يمكن بسهولة متابعة العهد واستخراج تقارير حولها ومصروفات الموظفين
• سرعة تطبيق وتشغيل النظام Implementation Process  (تم تشغيله في غضون أسبوعين بدلا من شهرين في حالة SAP)
• لا يحتاج طلب تحديث بخصوص نظام العمل أو الإجراءات الحكومية المختلفة التي يتم إقرارها 
• الربط بالبرامج المحاسبية Offline 
• زاد النظام من إنتاجية الموظفين 
• تقليل الأخطاء المتعلقة بالإجراءات التشغيلية وبالتالي توفير وقت وتكلفة كبيرة

وبالنسبة لإجراءات التحول فيلخصها الأستاذ هاني حسب التالي:

• أكتوبر - قررنا اختيار جسر لإدارة الموارد البشرية 
• أكتوبر- تم تجهيز البيانات تمهيدا لرفعها
• نوفمبر- قدمنا تدريبنا لـ130 موظف خلال أربعة أيام 
• ديسمبر- اعتمدنا جسر لتسجيل الحضور والانصراف، ومسير الرواتب (مع إجراء تدقيق للتأكد من خلوه من الأخطاء)
• يناير- فعلنا الغياب والتأخير على جسر وتم تعريف الخطابات وغيرها وتم اعتماد مسير الرواتب بشكل أوتوماتيكي بالكامل

أخيرا، عند إدارة الموارد البشرية المحلية فالأفضل أن يتم استخدام نظام موارد بشرية مهيأ خصيصا لتكامل مهام قسم الموارد البشرية وموافق لأنظمة العمل المحلية. جرب الآن نظام جسر الذي يعد المنظومة الحديثة للموارد البشرية بطلب العرض التوضيحي المجاني.